アポ依頼・日程変更・キャンセルに使うビジネス英語フレーズ

英語でもよく使う会議・面談アポイントメント

私たちはビジネスの場で、会議や面談などの依頼メール、アポメールを頻繁に行います。

もちろん、それは海外でも同じです。もしかしたらこれから、英語でアポ依頼をすることになるかもしれません。

アポイントなどの依頼メールで重要な事は、日程、時間、場所などに不備がないように伝えるということです。

また、取引先や提携先など社外へのメールにおいては、失礼があってもいけません。

今回は、最低限覚えておきたい面談や会議の依頼、キャンセルや日程変更の依頼に使えるビジネスメール例文をご紹介したいと思います。

以前ご紹介したビジネスメールの基本も参考にしながら、メールを完成させてみてください。

参考：
英文ビジネスメールのパターン別件名、宛名、本文、結びの書き方

会議開催や面談等のアポ依頼に使う英語フレーズ

会議や面談等の、アポイントメント（予約）をお願いする際の英語フレーズです。

I am writing to inform you about the next meeting.

訳：次回会議のお知らせです。

「I am writing this e-mail to～」（～のメールです）
「The reason I am writing this e-mail to you～」（～の理由でメールを書いています）

と冒頭にメールを送る理由や趣旨を知らせておくと良いでしょう。

I would like an appointment with Mr.Suzuki.

訳：鈴木さんとアポイントを取りたいのですが。

「I would like」を使うとより丁寧な表現になります。

参考：
英語で失礼がない依頼メールを送る時の6つの注意点

I would like to have a meeting with you regarding a new project.

訳：新規プロジェクトの件で打ち合わせをしたいのですが。

「have a meeting」で「会議をする」。

When is your available date?

訳：ご都合の良い日時はございますか？

「When are you available ?」でもOKです。
「you are available」というのは「予定が空いていれば」という意味です。

Please tell us your availability on December 13th.

12/13はご都合いかがですか？

訳：具体的に日時が決まっている場合に使います。

I would like to ask Mr.Yamada is available December 2nd.

訳：12/2あたり、山田様のご都合はいかがでしょうか？

Please let me know if you can attend the meeting.

訳：会議に出席できるかお知らせください。

Please let me know if you have time.

訳：お時間があるか教えてください。

Please contact me as soon as possible

訳：できるだけ早く連絡ください。

「as soon as possible」は「できるだけ早く」という意味ですね。

「contact」を「reply」に変更してもOK。

Please give us your answer by December 2nd.

訳：12/2までにお返事ください。

We hope we will have a confirmation of participation by December 2nd.

訳：12/2までにご出欠をお聞かせくださいますでしょうか？

「confirmation of participation」で参加確認、つまり出欠確認ですね。

I would appreciate your prompt reply.

お返事いただけますと幸いです。

「appreciate」（感謝する）は丁寧な表現によく使います。

「Could you ～」「I would like you ～」というお決まりの丁寧語でも間違いではありませんが、できれば気持ちよくお願いに応えて欲しい場合は、さらに丁寧な表現に変えましょう。

その場合は「感謝する」という意味がある「Appreciate」という単語を使うと効果的です。

参考：
英語で失礼がない依頼メールを送る時の6つの注意点

The meeting will start at 1 p.m. that day.

訳：会議は当日の午後1時から始めます。

The meeting will end at 7 p.m.

訳：会議は午後7時に終わる予定です。

How about the time from 10:00 am to 12:00 pm?

訳：10時から12時の間ご都合いかがでしょうか？

アポの日程や時間の確認をする英語フレーズ

I am writing to confirm our meeting on January 17th.

1月17日の会議の確認をしたくメールをしております。

I would like to confirm our appointment on January 17th.

1月17日のアポイントを確認したいと思います。

The venue is meeting room C at our office.：会場は弊社の会議室Cです。

We are looking forward to seeing you at the meeting.

訳：会議でお会いできるのを楽しみにしております。

「looking forward to～」は「～するのを楽しみにする」ですね。

メールの締めに使うと良いでしょう。

アポ日程の変更に使う英語フレーズ

I am afraid I will not be able to make it that day.

訳：申し訳ございませんが、あいにくその日は都合がつきません。

「will not」は「won’t」とも短縮できますが、ビジネスメールには不向きです。

スケジュール変更のお願いをする際は、相手に失礼にならないよう、理由を伝えておくべきです。これらのフレーズは、キャンセル理由にも使えます。

Because I have some urgent business.

訳：急用が入ってしまいました。

「urgent business」は急用を意味します。

I would like to change the day of next meeting due to a schedule conflict.

訳：次回のミーティングですが、スケジュールが合わないので変更させていただけますか？

「due to a schedule conflict」で「スケジュールが合わないので」という意味です。

I would like to change the day of my appointment with you.

訳：日程を変更させていただきたいのですが…。

「change the day of ～」（～の日程を変更する）はよく使う表現です。

I would like to change the schedule of that meeting I promised with you.

訳：お約束の会議スケジュールを変更させて頂きたいのですが…。

Could you change the time of the next meeting to 4:00 p.m. on December 12th?

訳：次回の会議を12月12日の午後4時に変更して頂きたいのですが…。

アポのキャンセルに使う英語フレーズ

会議や面談そのものをキャンセルしたい時に使う例文です。

I am writing to let you know I would like to cancel our appointment on April 3rd.

訳：4月3日のアポイントメントのキャンセルをお願いしたくメールをしております。

Due to schedule conflict, I would like to cancel the interview held at our office June 16th.

訳：スケジュールの都合がつかず、6月16日に弊社で予定しておりました面談をキャンセルさせていただけないでしょうか？

「due to a schedule conflict」は先程も出てきましたね。理由を入れると良いでしょう。

I am sorry to tell you that we will cancel the meeting November 27th due to our schedule conflict.

訳：私どもの都合がつかなくなってしまったため、申し訳ございませんが、11月27日の会議をキャンセルさせていただけないでしょうか？

「申し訳ございませんが」と謝意を伝えるのも大事です。

アポ・日程変更・キャンセル依頼に使うビジネス英語フレーズまとめ

アポの依頼や関連文章は、日本語同様、英語でもよくビジネスメールに使われますが、ご紹介した通り、よく使うフレーズやパターンが決まっています。

ビジネスメールは、基本的に簡潔に書くことが基本であるため、「よく見かける英語のフレーズ」であっても、違和感はありません。

丁寧で、間違いがない文章にするためにも、まずは決まった定型フレーズを用いて、コミュニケーションを取るように心がけましょう。

ビジネスメールでコミュニケーションをとりたい場合は、季節の挨拶やイベントの英語フレーズを用いても良いですし、一言丁寧な言い回しを使っても良いです。

参考：
お手数ですがを英語で言うと？好感度がアップするフレーズ8選

クリスマスや年末の挨拶は使いやすいですし、軽く打ち解けるにも良いきっかけになるはずです。

参考：
LINEやFacebookに使うクリスマス～年始英語フレーズ

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