会議の開催案内を英語で書くには？
外国人の同僚や上司、また外資系の取引先などに会議の開催案内メールを送る場合は、もちろん英語が必要です。
これまでご紹介したように、ビジネスメールに使われる英語の多くは、パターンで書けるものばかりです。
多くのビジネスメールと同じく、営業案内、オフィス移転、WEBサービスのメンテナンス案内などの告知に使うメールも、ある程度パターンが決まっています。
これは、英語で案内、告知を行う場合も同様にパターンがあります。
そこで今回は、会議の案内・告知に必要な「開催日時」「場所」「議題の案内」「出欠の返答」「変更やキャンセル」などに使う英語フレーズをご紹介したいと思います。
会議案内に使う英語フレーズ1.会議開催の告知/日時・場所・議題のお知らせ
I and writing to inform you about the next meeting.
訳：次回の会議についてのご連絡です。
We would like to have a meeting in Kyoto next month.
訳：来月、京都で会議を開催したく思います。
We are planning to have a meeting in February at our company.
訳：2月に弊社にて会議を開催したく思います。
「We would like to know you that~」（〜する予定でございます）でもOK
The meeting has been scheduled for Wednesday, January 20, 2016, beginning at 11 a.m. in Conference Room B of our company.
訳：会議は2016年1月20日水曜日、午前11時から弊社会議室Bにて予定しております。
The main agenda for discussion is about the ES project.
訳：主な議題はESプロジェクトについてです。
Please let me know if you can make it.
訳：ご都合はいかがでしょうか。
締めに使う言葉です。
We hope you can attend the meeting.
訳：ぜひご出席をお願いいたします。
締めに使う言葉です。
会議案内に使う英語フレーズ2.日程や時間、場所の変更
日程の延期や開催場所の変更に関する英語フレーズです。
The conference in Kyoto next month will be postponed due to some trouble of reservation of conference hall.
訳：来月京都で予定しておりました会議についてですが、会議室の予約の関係で延期とさせて頂きたく存じます。
The meeting in February will be moved a month later due to flight schedule of guests.
訳：2月に予定しておりました会議ですが、ゲストの航空機の日程の関係で3月に後ろ倒しになりそうです。
We would like to change the next week’s meeting place. We will change from Kyoto to Kobe. Sorry for last minutes notice.
訳：来週予定しております会議の開催場所についてですが、急で申し訳ございませんが、京都から神戸に変更になりそうです。
Regarding the starting of telecom of next month, it will be changed due to daylight saving time.
訳：来月開催予定の電話会議ですが、サマータイム時間の切り替えのため開始時間が変更になりました。
The meeting time is going to be moved up to 10:00 a.m.
訳：会議開始時間が10時に早まりました。
The starting time has been changed to 11:00 a.m.
訳：開始時間は11時に変更になりました。
The ending time has been changed to 2:00 p.m.
訳：終了時間は2:00に変更になりました。
I apologize for the sudden changes and ask for your understanding.
訳：急な変更をお詫び申し上げます。
変更告知の締めに使えるお詫び英語フレーズです。
I would like to accept our apologies for any inconvenience this sudden changes caused.
訳：急な変更によりご迷惑をお掛けしましたことをお詫び申し上げます。
会議案内に使う英語フレーズ3.会議中止・キャンセルの通知
主催者やゲストの都合がつかず会議自体がキャンセルになる場合もあります。そんな時に使える英語フレーズです。
Due to after Ramadan holidays, I think having conference next month is impossible.
訳：ラマダン明け休暇のため来月の会議開催は難しいかと思います。
It is unfortunate that we have to cancel the conference due to schedule conflict of participants.
訳：参加者の皆様のご予定がどうしても合わないため、残念ながら今回の会議は中止とさせて頂きます。
The conference will be cancelled due to flight cancel of host people.
訳：主催の方々のフライトが飛びませんため、会議は中止となります。
会議案内に使う英語フレーズ4.会議への参加・不参加
会議の参加者は、会議案内に対して参加・不参加を表明する必要があります。そんな時に使える英語フレーズです。
Thank you for letting me know about the next meeting.
訳：次回の会議のお知らせをお送りいただきありがとうございます。
「I appreciate your sending me the notice about next meeting」（次回の会議通知をお送りいただきありがとうございます）でもOKです。
I am available for one of the suggested meeting times, from 3 to 5 p.m.
訳：ご提示頂いた時間のうち、午後3時から5時までの方には出席できます。
Please be aware that I will be absent from the meeting.
訳：会議を欠席させて頂きたくことをご連絡致します。
「Please be informed〜」でも同じような意味になります。
I have a tight schedule on the suggested dates.
訳：ご提示頂いた日程はスケジュールの空きがございません。
会議案内に使うビジネス英語フレーズまとめ
会議の開催案内なので、丁寧な文章を使って、参加者に心地よく会議に来てもらわなければいけません。
そのため、「We hope you can attend the meeting.」（あなたが会議に参加できることを心待ちにしております。）のような締めの言葉も大事です。
これまでご紹介したビジネス英語のフレーズと同様、ビジネステンプレートなので、コピペで使えるものばかりですが、会議案内メールはミスがないようにしてください。
英語フレーズも大事ですが、開催日時や場所などに間違いがないか必ず確認しましょう。
また、参加者からの返答や質問などにも応答し、案内事項に変更が生じた場合は素早く対応するようにしましょう。
