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英文ビジネスメールにはパターンがある
外資系企業や商社などに勤務している方以外には、なかなかハードルの高い英文メールですが、昔よりも使う機会は増えてきました。しかも突然に……。
「英語圏から商品問い合わせが来たから、機能まとめて投げておいてくれ。」
「来週から海外の工場が稼働し始めるから、メールで挨拶しといて。」
英語でなんとか内容をまとめて、さてメールを出そうとした時、普段なかなか英文メールを書く機会がないので、書き出しがわかりません。
件名も結びの言葉もわかりません……。
英文メールにも、日本語メールと同じように、決まった言い回しやパターンがあります。パターンをいくつか覚えておけば使い回しができて、応用が効くので便利です。
今回は、件名や宛名から冒頭の書き出しまで、パターン別の英文ビジネスメールの基本的な書き方をご紹介します。
英文メールのパターン｜件名編
英文メールの件名は、一歩間違えるとスパムメールと間違われてしまうため、書き方には注意が必要です。
「Thank you］［Invoice］のように簡潔すぎる件名はスパム判定されやすため、具体的なプロジェクトやプロダクト名・名前や会社名を記載するようにしましょう。
また、見積りや注文の場合、スラッシュ（/）やコロン（:）などの後に具体的な商品名や商品番号を入れると良いでしょう。
例）Request for estimate / No.11001
件名は、相手にわかりやすく目的を入れます。以下のパターンを覚えておくと便利です。
英文メールの件名1.依頼したい場合（Request for ～）
Request for Product Documents
訳｜資料請求
英文メールの件名2.問合せしたい場合（Inquiry about ～）
Inquiry about your new item
訳｜製品問合せ
英文メールの件名3.注文したい場合（Order for ～）
Order for your new item
訳｜新製品の注文
英文メールの件名4.確認したい場合（Confirmation of ～）
Confirmation of Invoice:No～
訳｜No.～：の請求書の確認
英文メールの件名5.御礼をしたい場合（Thank you for ～）
Thank you very much for your invitation
訳｜ご招待ありがとうございます
また、スパムメールと判断されなくても、読まれない事を避けるために一工夫が必要なようです。
また「About ～」、「Regarding～」などもよく使われる表現です。
英文メールのパターン｜宛名編
英文メールの宛名1.特定の相手の場合
（男性の場合）Dear Mr. ～,
（女性の場合）Dear Ms.～,
で良いでしょう。
英文メールの宛名2.顧客宛の場合
個人の顧客であれば、
Dear Customers,
組織宛であれば会社名や部署名を
Dear Customer Service,
宛名と性別が全く分からない場合はこのように書きます。
To whom it may concern,
英文メールのパターン｜本文・書き出し編
英文メールの場合、書き出しから直接本題に入る事が多く、日本のビジネスメールのような「お世話になっております。」のような形は特にありません。
ただし、初めての相手にメールを送る場合はまず自己紹介をしましょう。
My name is Ichiro Suzuki and I am in charge of ～ at ○○（会社名）.
訳｜◯◯会社の鈴木一郎と申します。
続いて目的や要件を書きます。ビジネスメールでは、どういう目的や理由でメールを書いているのかを最初に書きます。
The reason I am writing this e-mail to～
訳｜～という理由があってメールを書いています
英文メールのパターン｜結びの言葉編
日本語のビジネスメールにおける「よろしくお願い致します。」のような締めの言葉です。
ビジネスメールにおいては、下の2つがよく使われます。
Best regards,
Thanks,
英文ビジネスメールの件名、宛名、本文、結びの書き方まとめ
英文ビジネスメールの件名、宛名、本文、結びの書き方をまとめてみましたが、意外に簡単だと思いませんか？
これらの書き出しパターンさえ覚えておけば、きっちりした英文メールがスラスラ書けるようになります。
もちろん、本文はしっかりビジネス用の文章を書く必要はありますので、以下をご参考に。
参考：
ビジネス英語で最低限使い分ける7つの基本動詞英単語
日常英会話、ビジネスでネイティブが使う英語イディオム11選
ビジネス英会話は例文から学べ！よく使う定番フレーズ20選
仕事に使う英文メールは、絶対にわかりやすい内容で、失礼がないように何度も見直しをするはずです。そのため、英作文の練習になり、ライティング力は確実にアップします。
英語を習得したい方は、「よしっ、英語の勉強ができる！」と前向きに捉えて、積極的に取り組んでみてください。
もちろん、プライベートでも積極的に英文メールを書く機会を増やしてみましょう。
Photo by Micky Aldridge
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